ÇALIŞAN KVKK POLİTİKA - ERGÜN KAYA MEŞRUBAT

Ana menü:

KVVK

ERGÜN KAYA GIDA VE MEŞRUBAT SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

1.GİRİŞ

1.1.Amaç ve Kapsam

Kişisel verilerin korunması, Ergün Kaya Gıda ve Meşrubat Sanayi Ticaret Limited Şirketi (ŞİRKET) açısından önemli bir husus olup, şirketimiz bu hususta yasal mevzuata uygun olarak hareket etmekte ve mevzuattan kaynaklı tüm yükümlülüklerini yerine getirmeye azami gayret göstermektedir.

Bu doğrultuda; 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Kanun) istinaden kişisel verilerin toplanması, saklanması, korunması, işlenmesi ve aktarılması gibi mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla iş bu Çalışan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (POLİTİKA) hazırlanmıştır.

İş bu politikayla; şirket çalışanlarının kişisel verilerinin toplanması, saklanması, korunması, işlenmesi ve aktarılmasında dikkat edilecek hususlar belirlenmekte ve şirketimiz tarafından kişisel verirlerle ilgili olarak benimsenen ana ilkelerin ortaya konulması amaçlanmaktadır.

1.2.Politika ve Mevzuatın Uygulanması

İş bu Politika; Şirketimize ait www.ergunkaya.com adresinde yayınlanarak ve Şirket duyuru panolarında asılmak suretiyle ilgili gerçek kişilerin bilgisine sunulmuştur.

Şirketimiz; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak hazırlanmış olan iş bu politikada, yasal mevzuata uygun olarak değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak; politika ile yasal mevzuat arasında herhangi bir çelişki bulunması halinde yasal mevzuatın uygulanması esastır.

1.3.Kısaltmalar ve Tanımlar

2.POLTİKA KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ, VERİ KATEGORİLERİ, KİŞİSEL VERİLER VE KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI

2.1.Politika Kapsamında Kişisel Veri Sahipleri

İş bu politika kapsamında veri sahipleri; Şirketimiz bünyesinde çalışmakta olan şirketi temsil ve imza yetkisine sahip gerçek kişiler ile depo personeli, satış şefi, forklift kullanıcısı, genel hizmetler personeli, MIT, şoför, muavin, mutfak personeli, muhasebe ve veri giriş personelinden ibarettir.

2.2.Veri Kategorileri

Şirketimiz tarafından 6698 sayılı Kanun kapsamında çalışanlara ait kişisel veriler, Kanunun 5.ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki şekilde kategorize edilerek işlenmektedir.

2.3.Kişisel Veriler

Şirketimiz tarafından yukarıda belirtilen kişisel veri kategorileri kapsamında çalışanlardan aşağıdaki kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler toplanmakta, işlenmekte, saklanmakta ve iş bu politika kapsamında belirtilen amaçlar doğrultusunda aktarılmaktadır.

2.4.Çalışan Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimiz tarafından çalışanlara ait kişisel veriler, 6698 sayılı Kanunda belirtilen kişisel verileri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir.

- Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

- Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi

- Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi

- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi

- Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi

- Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve /veya icrası

- Erişim yetkilerinin yürütülmesi

- Şirket içi bilgilendirme ve duyurularının gerçekleştirilmesi

- Faaliyetlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesi

- Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi

- Fiziksel mekan güvenliğinin temini

- Çalışanların görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi

- Hukuki işlerin takibi ve yürütülmesi

- İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

- Şirket iletişim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi

- İnsan Kaynakları süreçlerinin planlanması

- İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi

- İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi

- İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi

- İş sürekliliğinin sağlanması ve faaliyetlerin yürütülmesi

- Mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi

- Mal /hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi

- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi

- Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi

- Organizasyon ve etkinlik yönetimi

- Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi

- Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi

- Kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi

- Sözleşme sürecinin yürütülmesi

- Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin gereği gibi ifa edilmesinin sağlanması,

- Çalışanların talep ve şikayetlerinin takibi ile sürecin yönetilmesi

- Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini,

- Ürün hizmet pazarlama süreçlerinin yürütülmesi

- Yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

- 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gibi Şirketimizin tabi olduğu mevzuattan doğan hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,

- Sosyal Güvenlik Kurumu, Türkiye İş Kurumu, Türkiye Cumhuriyeti Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı gibi resmi, idari merciler tarafından talep edilmesi halinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, bilgilendirme ve raporlama yükümlülüklerine uyulması,

- İşe alım ve istihdam

- Personel temin süreçlerinin yürütülmesi

- Özlük süreçlerinin yürütülmesi

- Araç ve cihaz temini ile takibinin sağlanması.

- Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması

3.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER VE ŞARTLAR

3.1.Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 4.md yer alan ve aşağıda detayları verilen genel ilkelere uygun olarak işlenmektedir.

Şöyle ki;

- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma; Şirketimiz tarafından kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, yönetmelikle ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket edilmekte ve kişisel verileriniz sadece yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

-Doğru ve gerektiğinde güncel olma; Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olması için gerekli kontroller yapılmakta ve veri sahiplerine güncel olmayan kişisel bilgilerinin düzeltilmesini, silinmesini veya değiştirilmesini isteme hakkı tanınmaktadır.

-Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme; Şirketimiz, kişisel verilerinizi işlemeden önce her bir kişisel veri için hukuka uygun olarak işleme amaçlarını tespit etmektedir.

-İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; Şirketimiz tarafından veri sahibinden temin edilen kişisel veriler, belirlenen amaçlarla bağlantılı ve söz konusu amaçlarla sınırlı olarak toplanmaktadır.

-İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme; Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz, kişisel veri işleme amacının ortadan kalmasından ya da mevzuatta ön görülen sürenin dolmasından itibaren silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

3.2.Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirketimiz; kişisel verilerinizi ancak 6698 sayılı Kanun’un 5.md belirtilen ve aşağıda detayları verilen kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlemektedir.

Şöyle ki;

-Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması; Aşağıda belirtilen şartların var olmaması durumunda şirketimiz tarafından kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkelere uygun olarak veri sahibinin özgür iradesi ve konu hakkında yeterli bilgi sahibi olması, açık ve net bir şekilde sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi durumunda işlenebilmektedir.

-Kanunlarda açıkça öngörülmesi; Şirketimiz tarafından kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan da işlenebilmektedir.

-Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması; Bu durumda Şirketimiz tarafından kişisel verileriniz veri sahibin açık rızası olmadan da işlenebilecektir.

- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; Şirketimiz ile veri sahibi arasında imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise şirketimiz tarafından kişisel veriler veri sahibinin açık rızası olmadan da işlenebilmektedir.

-Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması; Şirketimiz tarafından hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kişisel verilerinizi işlenebilmektedir.

-İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması; Veri sahibinin kendisi tarafından kamuoyuna açıklanmak suretiyle alenileştirilmiş kişisel veriler, şirketimiz tarafından alenileştirme amacıyla sınırlı olarak veri sahibinin açık rızası olmadan da işlenebilmektedir.

-Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; Şirketimiz tarafından bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel verileriniz işlenebilmektedir.

-İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması; Şirketimiz ile veri sahibinin menfaatlerinin gözetilmesi koşuluyla, öncelikle şirketimiz tarafından kişisel verinin işlenmesi halinde veri sahibinin elde edeceği menfaat belirlenir ve veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki etkisi değerlendirilerek olumlu olması durumunda işleme faaliyeti gerçekleştirilir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

6698 Sayılı Kanun’un 6/1.maddesine istinaden; “Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri” özel nitelikli veriler olup, veri sahibinin açık rızası alınmadan veya kanunlarda öngörülmediği sürece özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi yasaktır.

Şirketimiz tarafından iş bu politikanın 2.3.md belirtilen özel nitelikli kişisel verileriniz kanunlarda öngörülmüş olması veya veri sahibinin açık rızası alınmak suretiyle ve sadece belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

4.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirketimiz, 6698 sayılı Kanun’un 8.md istinaden; Kanun’un 5.ve 6.md yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin genel ilkelere uymak şartıyla kişisel verilerinizi “ hissedarlara, iş ortaklarına, hizmet sağlayıcılarına, tedarikçilere, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, bankalara, vergi dairesine, mahkeme ve icra dairelerine, iş sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastane ve sağlık kuruluşlarına, SGK ve İŞKUR’a, Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’na, iş seyahatleri nedeniyle seyahat acenteleri ve otellerine, referans talep eden taraflara aktarılabilmektedir.

Şirketimiz tarafından veri aktarımı yapılacak kişiler ve veri aktarımının amacı genel olarak aşağıdaki şekilde gruplandırılmaktadır.

Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması hususunda çalışanlarına aydınlatma metniyle gerekli bilgilendirmeyi yapmakta ve çalışanların bu konuda açık rızalarını almaktadır. Ayrıca; şirketimiz tarafından kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır.

5.ÇALIŞANLARIN AYDINLATILMASI VE HAKLARI

5.1. ÇALIŞANLARIN AYDINLATILMASI

6698 sayılı Kanun’un 10.maddesine göre veri sorumlusunun veya yetkilendirdiği kişinin ilgili kişilere; veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,11 inci maddede sayılan diğer hakları konusunda bilgi vermekle yükümlüğü olduğu belirtilmektedir.

Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri esnasında veri sahiplerinin aydınlatılması için gerekli çalışmalar yapılmış, aydınlatma metinleri oluşturularak şirket web sayfasından yayınlanmış, şirket duyuru panolarına asılmış ve konu hakkında veri sahiplerini bilgilendirmek için gerekli yapı oluşturulmuştur.

Bu kapsamda;

- Kişisel verilerin işlenme amaçları için şirketimiz web sayfasında ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ’ni ve/veya iş bu politikanın 2.4.md inceleyebilirsiniz.

- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarabileceğiyle ilgili olarak iş bu politikanın 4.md inceleyebilirsiniz.

- Kişisel verileri toplama yöntemi ve hukuki sebebi için iş bu politikanın 3.2 ve 3.3..md inceleyebilirsiniz.

5.2.ÇALIŞANLARIN HAKLARI

Kişisel veri sahibi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’un 11.maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklarınız;

- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

- 6698 sayılı Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

şeklinde olup, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirtilen yöntemlerle şirketimize iletmeniz durumunda, şirketimiz tarafından talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan talep edilebilecektir.

- 6698 sayılı Kanun’un 11.maddesine istinaden kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi, kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte www.ergunkaya.com/KVKK sayfasından ulaşabileceğiniz Ergün Kaya Gıda ve Meşrubat Sanayi Ticaret Limited Şirketi Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak,

- Başvurunuzu yazılı ve ıslak imzalı olarak “Gençosman Mah. Koray Sk. No:4 Güngören/İSTANBUL” adresinde faaliyet gösteren Şirketimize elden teslim edebilir,

- Başvurunuzu noter kanalıyla Şirketimizin yukarıda belirtilen adresine gönderebilir,

- Başvurunuzu iadeli taahhütlü Şirketimizin yukarıda belirtilen adresine gönderebilir,

- Başvurunuzu kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte info@ergunkaya.com adresine veya güvenli elektronik posta ile ergunkayagida@hs01.kep.tr adresine mail gönderebilirsiniz.

Şirketimiz tarafından öncelikle başvuranın gerçek hak sahibi olup olmadığına yönelik tespit yapılmakta olup, gerekli görüldüğü takdirde başvuruyla ilgili ek bilgi talep edilebilmektedir.

Yapılan başvurular şirketimiz tarafından yazılı veya elektronik ortamda veri sahiplerine iletilmekte, başvurunun reddedilmesi halinde bunun nedenleri açıklanmaktadır.

6.ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ

6698 sayılı Kanun’un 7/1.md; “Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.” şeklinde olup, şirketimiz tarafından kanunun ilgili maddesine uygun olarak işlenmiş kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebebin ortadan kalkması halinde resen veya talep üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7.İSTİSNALAR

6698 Sayılı Kanun’un 28. maddesi gereğince, aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamında dışındadır:

· Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

· Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

· Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

· Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

· Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’un 28. maddesi gereğine; aşağıda sayılan durumlarda şirketimiz tarafından çalışanlarına aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve çalışanlar, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanunda belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

· Kişisel veri islemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

· İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

· Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

· Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

ERGÜN KAYA GIDA VE MEŞRUBAT SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Mersis No : 0358002455400017

Adres : Gençosman Mah. Koray Sk No:4 Güngören/İSTANBUL

Web Sayfası : www.ergunkaya.com

e-mail : info@ergunkaya.com

KEP : ergunkayagida@hs01.kep.tr